Eventmanagement
Eventmanagement ist ein sehr umfangreicher und komplexer Bereich, der das Konzipieren, Organisieren und Durchführen von Veranstaltungen aller Art beinhaltet. Hat die Veranstaltung ein primär verkaufsförderndes Ziel, spricht man auch von Eventmarketing.
Eventmanagement eignet sich auch ideal zur Imageförderung und Kundenakquise, denn Veranstaltungen bieten für das Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich in Szene zu setzen:
- Ein Unternehmen, das sich als sozial verantwortlich präsentieren möchte, kann beispielsweise ein Charity-Event organisieren.
- Für Firmen mit einer jungen Zielgruppe eignet sich möglicherweise ein Konzert mit spannendem Rahmenprogramm.
- Ein Forschungsunternehmen kann einen Kongress mit Präsentationen und Diskussionen zu einem bestimmten Thema veranstalten.
Eventplanung
Beim Event-Management kann vor allem die Planung je nach Art und Größe der Veranstaltung sehr aufwendig sein und viel Know-how erfordern.
Dies sind nur einige der Fragen, die vor und während der Planung beantwortet werden müssen:
- Wo und wann soll die Veranstaltung stattfinden?
- Welche Behörden müssen informiert werden?
- Welche personalen und materiellen Ressourcen werden benötigt?
- Wer wird eingeladen?
- Wer wird sonst noch informiert (z.B. Medien)?
- Welches Rahmenprogramm soll stattfinden?
- Wie viel wird das Event kosten und wie wird es finanziert?
Hier helfen Eventagenturen weiter, die über die nötige Erfahrung im Eventmanagement und die Ausstattung zum Planen und Durchführen von Veranstaltungen aller Art verfügen.
Eventdurchführung
Im Eventmanagement muss vor allem dafür gesorgt werden, dass während der Veranstaltung alles perfekt inszeniert ist. Bei den meisten Events wird eine Art von Musik benötigt — dafür kann ein DJ, oder aber auch eine Live-Band engagiert werden. Die musikalische Begleitung sollte dabei zum Ambiente der Veranstaltung passen.
Speisen und Getränke gehören ebenfalls zu einem gelungenen Event dazu und sind damit ein wichtiger Teil des Eventmanagements. Häufig ist es am einfachsten einen Catering-Service zu engagieren, der sich nicht nur um die Verköstigung kümmert, sondern auch die Tischdekoration bereitstellen kann.
Vor allem, wenn das Event hauptsächlich zu Werbezwecken organisiert wird, können während der Veranstaltung auch Promotion-Aktionen wie das Verteilen von Werbegeschenken oder Produktvorführungen durchgeführt werden. In diesem Fall sollten auch Promotionagenturen in das Event-Management mit einbezogen werden.
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, sollen auf der Veranstaltung genügend Ansprechpartner anwesend sein. Auch Techniker, ein Sicherheitsdienst und anderes Organisationspersonal werden meist benötigt, vor allem bei größeren Events.
Eine Eventagentur kann Teile der Eventorganisation, bei Bedarf jedoch auch den gesamten Projektablauf übernehmen. Agenturen, die das gesamte Eventmanagement übernehmen, werden auch „Full-Service“-Agenturen genannt.
