Eventagentur
Wer schon einmal eine Veranstaltung organisiert hat, weiß, wie viel Arbeit in der Planung und Organisation steckt. Größere Events sollten daher von einer Eventagentur übernommen werden, die bei der Planung und Durchführung professionell zur Seite stehen.
Zu den häufigsten Arten von Veranstaltungen, für die eine Eventagentur engagiert werden kann, zählen:
Im geschäftlichen Bereich:
- Firmenfeiern (z.B. Weihnachtsfeiern)
- PR-Events
- Eröffnungsfeiern
- Kongresse
- Messen
- Betriebsausflüge und Teambuilding-Events
- Wohltätigkeitsveranstaltungen
- Konzerte
Im privaten Bereich:
- Geburtstage
- Hochzeiten
- Private Partys (z.B. zum Studienabschluss)
Viele Eventagenturen sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert und bieten dementsprechende Zusatzleistungen an, wie z.B. das Design von Einladungen, Plakaten oder Flyern.
Service von Eventagenturen
Sogenannte Full-Service-Agenturen betreuen den gesamten Projektablauf von der Idee bis zur Erfolgskontrolle; es können jedoch auch nur Teilaufgaben an Event-Agenturen abgegeben werden.
Zu den typischen Aufgaben einer Eventagentur zählen die Konzeptionierung, Ressourcen- und Zeitplanung sowie die Eventbetreuung. Sie kümmern sich in der Regel auch um eventuell nötige Genehmigungen.
Viele organisatorische Fragen fallen sowohl bei geschäftlichen als auch den meisten privaten Veranstaltungen an und sollten mit der Eventagentur geklärt werden:
- Wer sorgt für die Unterhaltung? DJ, Live-Band und/oder Animateur?
- Welche technische Ausstattung ist notwendig (z.B. Bänke, Tische, Partyzelte)?
- Sollen Speisen und Getränke zur Verfügung gestellt werden? - Falls ja, kann beispielsweise ein Catering-Service engagiert werden.
- Muss für Kinderbetreuung gesorgt werden?
- Soll das Geschehen aufgezeichnet werden? - Fotografen halten die schönsten Augenblicke bildlich fest; auch ein Filmteam kann eingesetzt werden.
Bei größeren, vor allem öffentlichen, Veranstaltung müssen noch einige weitere Aspekte mit der Eventagentur geklärt werden:
- Wird das Event beworben und wenn ja, wie? - Veranstaltungen können über TV- und Radiowerbung, aber auch in Printmedien und online angekündigt werden.
- Welches Sicherheits- und Hilfspersonal wird benötigt, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren?
- Sollen Verkaufsförderungsmaßnahmen während des Events durchgeführt werden? - Das Verteilen von Produktproben und Werbegeschenken, aber auch Produktpräsentationen können gut in den Rahmen einer Veranstaltung passen.
Manche Eventagenturen bieten auch eine Erfolgskontrolle von Veranstaltungen an, die besonders bei Events mit verkaufsförderndem Aspekt sinnvoll ist. Neben Besucherzahlen und Medienresonanz können auch andere Faktoren berücksichtigt werden, wie z.B. das Feedback der Besucher oder Pressemeldungen.
Aufgrund der Vielfältigkeit der Aufgaben kann auch angedacht werden, diese an unterschiedliche Eventagenturen zu vergeben, wenn man keine Projektpartner findet, der eine passende Rundumlösung anbietet.
