Scanner

Scanner dürfen heute ganz unabhängig von der Branche in keinem Büro fehlen. Auch die Zahl der privaten Haushalte, die mindestens einen Scanner hat stiegt stetig an. Der Nutzen eines dieser Geräte zu besitzen ist einfach zu groß. Durch diesen großen Markt wird es aber zunehmend schwerer einen Überblick über die angebotenen Produkte zu bekommen, da es eine Vielzahl von Anbietern und von verschieden Ausführungen und Funktionen gibt.

Arten der Dokumentscanner

Im Folgenden ist eine grobe Eingruppierung der drei Arten von Scannern, wobei Trommelscanner heute kaum noch angewendet werden.

• Trommelscanner
• Desktop Scanner
• tragbare Scanner

Vorteile eines Scannern im Büro

Die Effizienzugewinne, die einem Büro oder einem Unternehmen durch den Zugang zu Scannern erreicht werden können, geraten oft in Vergessenheit, da dieses Werkzeug heute derart alltäglich geworden ist. Vergessen ist auch die Generation von Menschen, die diese Arbeit noch manuell ausführen musste. Die gesteigerte Produktivität ist nicht nur auf den Scan an sich zurückzuführen, sondern auch weitere Möglichkeiten, wie das zur Verfügung stellen des Dokuments im Netzwerk oder der Versendung des Dokuments zurückzuführen.

Kosteneinsparung

Man muss auch nicht erst eine Fallstudie durchführen um herauszufinden, welchen Einfluss ein Scanner auf die Realisierung eines papierlosen Büros hat. Für viele Mag dieses Konzept etwas für besonders progressiv denkende Unternehmen sein, die damit die Umwelt schützen wollen. Die Wahrheit jedoch ist, dass man sich dadurch erhebliche Kosten sparen kann. Hierzu zählen nicht nur die Kosten für das gedruckte Papier an sich, sondern auch die Kosten für den Raum, der für die Lagerung der Akten benötigt wird. Durch die Bereitstellung eines Scanners können somit auf direktem Wege Kosten gespart werden.

Wahl des richtigen Geräts

Wie bereits erwähnt scheinen die Möglichkeiten und Funktionen der einzelnen Geräte geradezu endlos zu sein. Die Auswahl sollte hier entsprechend den Anforderungen an das Gerät erfolgen. Zu aller erst sollte man sich die Frage stellen, welche Vorlagengröße den eingescannt werden soll. An nächster Stelle steht die Frage welche Art von Dokumenten den hauptsächlich eingescannt werden. Besteht der Input somit hautspächlich aus Textdokumenten oder Bildern. Dies sollte vor allem für die Wahl der Scanauflösung entscheidend sein.

Man sollte sich ebenfalls Fragen zur Scangeschwindigkeit stellen. Wird das Gerät für einzelne Dokumente verwendet werden oder wird die Anzahl der in einem Mal zu scannenden Dokumente relativ hoch sein? Hier kann es sich dann anbieten auch eine automatische Papierzufuhr anzuschaffen, um bei langen Scanvorgängen nicht dauerhaft anwesend sein zu müssen.

Es sollte auch daran gedacht werden, ob die Dokumente doppelseitig eingescannt werden müssen. Falls dies bei vielen Dokumente der Fall ist, ist diese Funktion des Geräts unerlässlich. Weniger wichtige Kriterien bei der Auswahl sind Fragen, ob der Scanner jetzt ein Multifunktionsgerät sein sollte oder ob er eine Touch Funktion haben sollte.