Sekretariatsservice
Ein Sekretariatsservice erledigt zeitweise oder langfristig die Büroarbeit in Firmen und anderen Organisationen. Zu den übernommenen Aufgaben zählen der Telefondienst, die Angebots- und Rechnungserstellung, die Kundenbetreuung, das Dokumentenmanagement sowie die vorbereitende Belegsortierung für den Steuerberater. Erfahrene Sekretärinnen sind in der Lage, sich innerhalb kürzester Zeit in bestehende Betriebsabläufe zu integrieren und sich mit den Arbeitsinhalten zu identifizieren.
Ein Sekretariatsservice bietet sich auch dann an, wenn die eigenen Angestellten mit der Erledigung der Büroarbeit überfordert sind – zum Beispiel in Ferienzeiten oder am Jahresende. Wenn sich mehrere Mitarbeiter im Krankenstand befinden, ist ein Sekretariatsservice ebenfalls eine praktische Lösung. Sobald die Geschäftspartner und Kunden in der Telefonzentrale ein Besetztzeichen erhalten, werden die Anrufe automatisch an den Dienstleister weitergeleitet. Der Anrufer bemerkt von diesem Vorgang nichts.
Mobiler Sekretariatsservice
Bei einem mobilen Sekretariatsservice werden “echte” Sekretärinnen in ein Unternehmen entsandt, um den Auftraggeber in seinen täglichen Aufgaben zu entlasten. Die Arbeiten erfolgen in den Geschäftsräumen, sodass keine Herausgabe von Akten erforderlich ist. Die Leistungen werden auf Stundenbasis abgerechnet. Ein mobiler Bürodienst ist dann eine gute Option, wenn die anfallende Arbeit keine Festanstellung einer Mitarbeiter/-in rechtfertigt oder vorhandenes Personal vorübergehend ausfällt.
Virtual Office
Ein Virtual Office ist für Freelancer und neu gegründete Unternehmen ohne festen Firmensitz eine kostengünstige Alternative zu einem klassischen Büro. Neben einer Geschäftsadresse in einer repräsentativen Immobilie (zumeist in Innenstadtlage) kann ein Post- und Telefonservice gebucht werden, der sich um die geschäftliche Korrespondenz kümmert.
Als das virtuelle Vorzimmer des auftraggebenden Unternehmens nimmt der Sekretariatservice sämtliche Anrufe entgegen und stellt wichtige Gespräche nach Vorankündigung durch. Der Angerufene entscheidet, ob er das Gespräch annehmen möchte oder nicht. Darüber hinaus wird eine Gesprächsnotiz erstellt, die elektronisch (z.b. per Mail oder SMS) übersandt wird.
Ein virtuelles Büro bietet den Vorteil, dass die Fixkosten sich in einem überschaubaren Rahmen bewegen. Auf diese Weise bleibt man flexibel und spart sich die Kosten, die beim Beschäftigen einer fest angestellten Sekretärin entstehen. Der Auftraggeber kann sich voll auf das Kerngeschäft konzentrieren und ist dennoch jederzeit erreichbar, was sich in positiver Weise auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirkt.
Was kostet ein Sekretariatsservice?
Die Kosten eines Sekretariatdienstes richten sich nach der Art der gebuchten Leistungen, dem Arbeitsaufkommen und dem Renommee des Dienstleisters. Bei einem mobilen Büroservice werden pro Stunde zwischen 35 und 60 Franken berechnet. Start-up-Unternehmen erhalten bei den meisten Dienstleistern während der ersten Monate einen Rabatt in Höhe von 10 bis 15 Prozent.
Für ein virtuelles Büro mit 6-Tage-Woche werden pro Monat zwischen 500 und 800 CHF fällig, bei einer 5-Tage-Woche reduziert sich der Preis entsprechend. Betreibt man ein Geschäft mit Notdienst (z.B. einen Schlüsseldienst oder ein Elektrogeschäft), liegen die Kosten pro Anruf weit höher: Bei 50 Gesprächen pro Monat kann man mit einem Pauschalpreis von 500 bis 600 CHF pro Monat kalkulieren.
Für einen Tagesservice mit einer unbegrenzten Zahl an Anrufen werden durchschnittlich zwischen 60 und 80 CHF/Tag berechnet. Dehnt man die Erreichbarkeit auf 24 Stunden aus, liegen die Ausgaben bei 120 bis 160 CHF pro Tag.
