Büroservice
Ein Büroservice Anbieter bietet dem Kunden administrative Dienstleistungen an, die in jedem Unternehmen anfallen und viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Firmen haben sich auf nur manche Teile der administrativen Arbeiten im Büro spezialisiert, manche jedoch bieten von Telefondienst über die Bearbeitung der Korrespondenz bis zur Buchhaltung alles an. Manche Unternehmen bieten auch die Vermietung von Büro- und Besprechungsräumen sowie die Möglichkeit an der Adresse des Büroservices eine offizielle Geschäftsadresse anzumelden.
Dienstleistungen, die angeboten werden
Vor allem Einzel- und Kleinunternehmen stehen oft vor einer schweren Aufgabe, denn neben dem Kerngeschäft gibt es eine ganze Reihe an administrativen Aufgaben, die gemacht werden müssen. Viele Unternehmen, vor allem in der Gründungsphase, versuchen mit den bestehenden Mitarbeitern diese Aufgaben abzudecken. Es ist jedoch meist keine zufriedenstellende Lösung, da das Kerngeschäft darunter leidet. Eine gute Lösung ist, eine externe Firma damit zu beauftragen, einige der alltäglichen Tätigkeiten zu übernehmen. Folgende bürotechnischen Aufgaben kann man auf diese Weise ausgliedern.
- Telefondienst
- Eingangs- und Ausgangspost
- Schreibdienst
- Ablage / Archivierung
- Erstellung von Bewerbungen
- Terminverwaltung
- Auftragsbearbeitung
- Zahlungsverkehr (Zahlungsein- und ausgänge, Mahnwesen)
- Lohnabrechnung
- Rechnungswesen
- Wartung der Datenbank
- usw.
Es bleibt dem Kunden überlassen, welche Tätigkeiten sie gerne ausgliedern wollen. Manche sind jedoch froh darüber, wenn sie alles aus einer Hand angeboten bekommen. Vor allem Gewerbetreibende, die viel unterwegs sind, können beispielsweise von einem Telefondienst profitieren.
Für die Auswahl des Anbieters relevante Faktoren
Zunächst sollten Sie sich im Klaren sein, welche Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen wollen. Wenn Sie viel unterwegs sind, sind Geschäftsadresse, Telefondienst und die Postbearbeitung vielleicht schon ausreichend. Manche Unternehmen benötigen Büroservice 24 Stunden am Tag, da Sie einen Gebrechen- oder Notfalldienst anbieten. Nimmt Ihnen die Lohnverrechnung oder die Verrechnung viel Zeit weg, sollten Sie Anbieter wählen, die das im Portfolio. Angeboten haben. Achten Sie darauf, ob es Paketangebote gibt, da manche Unternehmen manche Dienstleistungen in Pakete bündeln und das günstiger ist. Manche Firmen bieten auch Unterstützung Vorort, so müssen Sie keine Unterlagen zum Büroservice bringen. Wichtig ist, dass der Büroservice, den Sie engagieren wollen, Erfahrung in den angebotenen Dienstleistungen aufweisen kann, vor allem bei buchhalterischen Aufgaben ist das essenziell.
Vorteile beim Einsatz eines Büroservices
Mit der Beauftragung einer professionellen Unterstützung für das Büro schaffen Sie sich mehr Zeit, sich mit Ihrer eigentlichen Arbeit zu beschäftigen. Manchmal ist der Arbeitsaufwand zu klein, um eine Person dafür anzustellen, aber man verliert unter Umständen Kunden, wenn man Anrufe verpasst. Auch die zeitnahe Bearbeitung von Anfragen ist sehr wichtig, da die Kunden ansonsten andere Unternehmen beauftragen, die schneller reagieren. Die Geschäftseigner verbringen ihre Abende nicht mit Papierarbeit, sondern können sich nach getaner Arbeit zurück lehnen, da das Büro von fachkundigen Personen betreut wird. Nicht zu verwechseln ist der Büroservice jedoch mit einem Kundendienst, der rein für die Bearbeitung von Kundenanfragen zuständig ist.
Preise
Manche Unternehmen veröffentlichen Preislisten auf ihren Webseiten, jedoch ist es ratsam, sich selbst ein Angebot von den jeweiligen Unternehmen einzuholen, da man durch die Klärung des Bedarfs oft ein besseres Angebot bekommen kann. Auch sollte man mehrere Firmen anschreiben, um sich ein besseres Bild machen zu können. Die Preise variieren stark und manche Dienstleistungen werden pro Stunde abgerechnet und manches gibt es als Pauschalpreis. So ist ein Vergleich auf jeden Fall zu raten.
